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今回は、ＥＸＣＥＬのデータベース機能についてご紹介します。表の集計や住所録等のリスト作成に使われることが多いEXCELですが、データを蓄積し、必要に応じて並び替え、抽出や集計をするといった、ちょっとした『データベースソフト』としても、利用ができます。 これらの機能を利用すると、例えば家計簿やダイエットのデータなどで蓄積したデータを、費目ごとに集計する、抽出する、グラフ化して分析する・・・といった処理ができます。 |
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決め手は“表の作り方”。まずは入力の基本をおさえる |
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また、ワードの差込印刷などで利用する場合に、一行目を項目名として判断しますので、一行目に見出し以外（タイトルなど）を入力するのは厳禁です。 |
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データ入力を“高速・確実”にする機能 |
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例えば住所録を入力するとき、「郵便番号に数字を入力した後、氏名欄で日本語入力をオンにし、郵便番号欄で再びオフにする」ということがあります。[データ]メニュー内の入力規則を設定すれば、セルを移動した時に設定した通りに自動でオンオフが切り替えられますので、いちいちキーでオンオフする必要がなくなります。 また、入力規則では入力したいセルの内容をリストから選択して、入力するように設定することもできます。 |
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条件を自在に抽出、集計、並び替えする機能 |
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データを抽出するには、[データ]メニューからオートフィルタを設定します。リスト内の項目をクリックして抽出が設定できる他、同じくリスト内の（オプション…）をクリックすれば、２つまでの条件を組み合わせた抽出も可能です。 抽出したデータを集計するには、SUBTOTAL（サブトータル）関数を利用します。画面に抽出されたデータのみが計算できます。関数内で指定する引数により、合計、平均などが簡単に求められます。 SUBTOTALは、＝SUBTOTAL（集計方法，範囲）といった簡単な書式で入力設定が可能です。引数「集計方法」は １：平均を求める ２：数値があるセルを数える ３：データがあるセルを数える ４：最大値を求める ５： 最小値をもとめる ９：合計を求める となっています。 |
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